I denne guide vil vi gennemgå menupunktet Brugere, og herunder hvordan I opretter nye brugere.
Se mere i videoen herunder:
Roller: Firmaadministrator, Afdelingsadministrator og Bruger
Inden I kaster jer over at oprette nye brugere på jeres konto i HR-ON Recruit, er det relevant at kende de tre roller, som er: firmaadministrator, afdelingsadministrator og bruger.
Når en bruger bliver tildelt en rolle i systemet, følger rollens rettigheder automatisk med.
Sådan opretter du nye brugere
For at oprette en ny bruger på jeres rekrutteringsplatform skal I gå til Indstillinger > Brugere og følg disse trin:
- Klik på Opret bruger
- Udfyld som minimum Navn, Titel og E-mail, da disse felter er krævet for at oprette en ny bruger
- Husk at udfylde vedkommendes Mobilnummer, hvortil to faktor-koden tilsendes pr. SMS
- I feltet Generer kodeord kan I vælge at generere et kodeord ved at sætte flueben i den lille boks, og ellers kan I skrive et selv
- I det næste felt har I mulighed for at vælge nogle funktioner til og fra. Det vigtigste er, at der er flueben ud for Send loginoplysninger via e-mail, såfremt brugeren skal have adgang til systemet med det samme
- For at vælge hvilken rolle brugeren skal have, skal I enten sætte flueben i Firmaadministrator, scrolle ned til feltet vedrørende Afdeling og sætte flueben ud for Afdelingsadministrator (vælg Afdeling først) eller helt undlad at sætte flueben i de to felter for at tildele brugeren rollen "Bruger"
- Vælg hvilken afdeling/hvilke afdelinger brugeren skal tilknyttes. Har brugeren brug for at være tilknyttet flere afdelinger, skal I klikke på Tilføj, der ses ude til højre
- Klik på Opret, og brugeren får kort tid efter en mail med loginoplysninger
Sådan sender du et nyt kodeord
Hvis en af jeres brugere i HR-ON Recruit har brug for et nyt kodeord, kan I nemt sende det via fanebladet Indstillinger > Brugere. Sådan gør I:
- Sæt flueben ud for den eller de brugere, der skal have et nyt kodeord tilsendt
- Bladr ned til menuen i bunden og klik på Send midlertidigt kodeord
- Der kommer nu et pop op-vindue med beskeden om, at kodeordet er sendt
Brugeren modtager kort efter en e-mail med det nye kodeord samt et link til log-in. Bed brugeren kigge i sin spam-mappe, hvis e-mailen ikke dukker op. Når brugeren logger ind, kan vedkommende ændre sit kodeord ved at klikke på den lille pil ud for hans/hendes navn i øverste højre hjørne. Klik dernæst på Rediger og indtast det nye kodeord i feltet Kodeord.
Sådan ændrer en bruger sit kodeord
Hvis en bruger har behov for at ændre sit kodeord, skal vedkommende klikke på den lille pil ud for hans/hendes navn i øverste højre hjørne. Klik dernæst på Rediger og indtast det nye kodeord i feltet Kodeord. Gentag kodeordet i næste felt og klik på Gem.
Rediger en eksisterende brugers oplysninger og rettigheder
For at redigere en brugers oplysninger, efter brugeren er oprettet, skal I gå til Indstillinger > Brugere > Klik på de tre prikker i kolonnen yderst til højre ud for brugerens navn > Vælg Rediger som vist på billedet herunder.
Dernæst kan I ændre navn, rettigheder, hvilken afdeling vedkommende er tilknyttet, kodeord med mere.
Det er også muligt for brugeren selv at ændre en række personlige oplysninger, men dog ikke rettigheder. Det gør brugeren ved at klikke på den lille pil ud for hans/hendes navn i øverste højre hjørne. Klik dernæst på Rediger bruger.
Dernæst får brugeren adgang til at ændre enkelte oplysninger samt eksempelvis deaktivere e-mail ved nye ansøgninger med mere.
I denne guide har I lært, hvilke funktioner I har adgang til under fanebladet Indstillinger > Brugere. Vi har gennemgået, hvilke forskellige rettighedsroller der er i HR-ON Recruit, hvordan I opretter nye brugere, sender nyt kodeord, ændrer kodeord samt redigerer en eksisterende brugers oplysninger og rettigheder.