I denne guide vil vi gennemgå statusbetegnelser. I kan lære mere i videoen herunder og læse yderligere i den efterfølgende guide.
Hvad er en statusbetegnelse?
En statusbetegnelse i HR-ON Recruit er den status, de indkomne kandidater har i forhold til, hvor de er henne i rekrutteringsprocessen. Det er med andre ord et overblik, der viser, om kandidaten har fået afslag, er indkaldt til samtale eller er midt i en screening.
Godt at vide om statusser
En status på en kandidat kan ændres på flere måder:
- Når en kandidat søger en af jeres ledige stillinger, får kandidaten automatisk tilknyttet statussen Modtaget
- Hver gang I laver en handling med kandidaten - eksempelvis sender et afslag, indkalder til samtale eller lignende - ændrer statussen sig
Når I tager jeres konto i HR-ON Recruit i brug, er der på forhånd oprettet en række statusbetegnelser, som er tilknyttet de handlinger, I kan foretage med kandidaterne.
Typisk er en statusbetegnelse bundet op på en mailskabelon. Eksempelvis er en mailskabelon, der omhandler afslag på en ansøgning, koblet sammen med en statusbetegnelse, der hedder "Afslag sendt".
Alt i alt er statusbetegnelser en hjælp til jer, der gør, at I nemt kan filtrere jeres kandidater samt bevare overblikket over, hvor langt I er i rekrutteringsprocessen.
Sådan ændrer I kandidatens status
Det er nemt at ændre en kandidats status. Det kan gøres på tre måder:
- Automatisk: Når I sender en mail til en kandidat, er der koblet en statusbetegnelse på mailskabelonen. Denne kan I altid ændre under Indstillinger > Mailskabeloner > Find den pågældende mailskabelon > Klik på Rediger via de tre prikker yderst til højre > Bladr ned til bunden ud for Sæt modtager-status til og vælg en ny status > Klik Gem
Hver gang I sender en mail til kandidaten, ændrer statussen sig automatisk efter mailskabelonen
- Manuelt: I kan også ændre en kandidats status manuelt. Det gør I ved at gå til listen over kandidater (via Ansøgninger > Vælg en jobannonce). Ud for hver kandidat kan I se den aktuelle status. Klik på statussen for at aktivere en rulleliste og vælg nu hvilken status, der skal være i stedet
- Mailautomatisering ved status: Når en kandidat får en bestemt status (eks. afslag - uden samtale), kan I definere, hvilken mail kandidaten automatisk skal modtage x-antal dage efter, at kandidaten har søgt. Det betyder, at I automatisk kan sende afslag til kandidater i et rekrutteringsforløb alene ved at ændre deres status. Når mailen er afsendt til kandidaten, ændres kandidatens status også automatisk til den status, I har valgt. Det kan eksempelvis være “afslag sendt.”
Det er også muligt at ændre status for mange kandidater på en gang. Det gør I ved at markere alle ved at klikke på det lille ikon i kolonnen længst til venstre og klik på Marker alle. Via den lille blå menu i bunden kan I nu klikke på Skift status. Vælg den relevante status og klik på Ja.
Mailautomatisering ved status
Ved at bruge mailautomatisering ved status sørger du for, at alle kandidater, der ikke går videre i et rekrutteringsforløb, får tilsendt et afslag automatisk.
Når kandidaten eksempelvis får statussen “Afslag uden samtale,” definerer I hvor lang tid efter, at kandidaten automatisk skal modtage et afslag.
På den måde sørger I for, at alle kandidater i jeres rekrutteringsforløb får tilsendt et svar, uden at I manuelt skal sende afslag til de kandidater, der ikke er gået videre. I behøver dermed ikke holde overblik over, hvilke kandidater I allerede har sendt afslag til.
Se hvordan i videoen herunder, eller læs mere i den efterfølgende guide.
Sådan opretter I en mailautomatisering ved status
Under Indstillinger finder I statusbetegnelser. Her kan I definere, hvilken statusbetegnelse der skal udløse en automatisk mail.
Det er muligt at have flere statusser, der skal udløse automatiserede mails.
- Klik på de tre prikker i højre side ud for den enkelte statusbetegnelse for at redigere statusbetegnelsen og indsætte mailautomatiseringen.
- I det redigeringsvindue der åbner, skal I scrolle ned til “Statusautomatisering” (se skærmbilledet herunder)
- Antal dage før statusskifte: Vælg hvor mange dage I ønsker der skal gå, fra I vælger en specifik status på en kandidat, fx “Afslag uden samtale”, til mailen skal sendes. Det kan eksempelvis være 30 dage
- Ny status: Vælg den nye status som kandidaten får efter de 30 dage
- Mailskabelon: Vælger den mail som kandidaten skal modtage efter de valgte antal dage. Listen af mailskabeloner er baseret på de autosvar, I allerede har oprettet. Hvis I ønsker at ændre i ordlyden på mailen, gå da til Indstillinger > Mailskabeloner
Hvis I har jobopslag på flere sprog, kan I indsætte mailskabelonerne for de forskellige sprog, der er aktiveret på jeres konto.
Når I under joboprettelsen vælger sproget for annoncen og ansøgningformularen, vælger systemet automatisk mailskabelonen, der matcher sprogvalget. Har I eksempelvis valgt engelsk som sprog for annoncen og ansøgningsformularen, vil det være den engelske mailskabelon, der udsendes ved mailautomatisering ved status.
Sådan opretter eller ændrer I statusbetegnelserne på jeres konto
Hvis I ønsker at oprette nye statusbetegnelser eller ændre i nogle allerede eksisterende, skal I gøre følgende:
- Gå til Indstillinger > Statusbetegnelser
- I kolonnen "Muligheder" klikker I på de tre prikker og Rediger på den status, I ønsker at ændre
- Omdøb statussen i tekstfeltet under den farvede cirkel
- Vælg eventuelt en anden farve
- I kan ændre rækkefølgen på statusserne ved at klikke på statussen i højre side af billedet og rokere den op eller ned
- Afslut ved at klikke på Gem i kolonnen til højre
Ønsker I i stedet for at oprette en ny statusbetegnelse, skal I klikke på Opret øverst på siden som angivet på billedet herunder. Giv statussen et navn i et tekstfeltet under farvecirklen, hvor der står Ny status. Afslut ved at klikke på Gem.
I denne guide har vi gennemgået, hvad en statusbetegnelse er, hvordan I ændrer en kandidats status samt hvordan I opretter nye. I næste guide gennemgår vi Arbejdsområder og stillingstyper.